Guía del Administrador
Todo lo que necesitás saber para gestionar tu clínica con NoShow. El sistema se encarga de los recordatorios — vos enfocate en los pacientes.
Primer ingreso al panel
Tu implementador te habrá dado una URL como esta:
http://tu-servidor.com/clinic/nombre-de-tu-clinica
Iniciar sesión
Ingresá con las credenciales que te entregaron:
- Usuario:
admin - Contraseña: la que configuró el implementador
El checklist de configuración
La primera vez que entrás, el dashboard muestra un panel de configuración inicial con los pasos pendientes. Seguilo de arriba a abajo — cuando todos estén tachados, el sistema está listo para operar.
- ✅ Agregar profesional — el implementador ya lo habrá hecho
- ✅ Conectar WhatsApp — el implementador ya lo habrá hecho
- ⬜ Configurar contraseña — cambiala por una que solo vos conozcas
- ⬜ Personalizar mensajes — opcional, hay textos predeterminados
El dashboard
El dashboard es tu vista principal. Muestra:
Tarjetas de estadísticas
- Hoy — citas de hoy con sus estados (confirmadas, pendientes, canceladas, no asistió)
- Próximos 7 días — total de citas de la semana
- Próximos 30 días — total del mes
- Total histórico — todas las citas desde el inicio
Hacé clic en cada tarjeta para filtrar la lista de citas por ese período.
Calendario
El mini calendario visual muestra puntos de colores en los días con citas. Hacé clic en cualquier día para ver solo las citas de esa fecha.
Lista de citas
Muestra las citas del período seleccionado. Podés:
- Buscar por nombre de paciente con la barra de búsqueda
- Filtrar por profesional (si tenés varios)
- Expandir cada cita para ver detalles completos
Indicadores en el header
- ● WA verde — WhatsApp conectado y operativo
- ● WA gris — WhatsApp desconectado, los mensajes NO se enviarán
Registrar citas manualmente
Hacé clic en "+ Nueva cita" en la esquina superior derecha.
Campos del formulario
- Profesional — seleccioná el doctor correspondiente
- Nombre del paciente — nombre completo
- Número de WhatsApp — el sistema acepta
+595981234567,0981234567o981234567 - Fecha y hora — fecha y hora de la cita
- Tipo de consulta (opcional) — Control, Primera vez, etc.
- Notas internas (opcional) — visibles solo en el panel, no al paciente
¿Qué pasa al guardar?
En el momento de guardar, el sistema envía automáticamente al paciente un mensaje de WhatsApp confirmando su cita. No hace falta hacer nada más.
Estados de una cita
La cita fue registrada pero el paciente todavía no respondió el recordatorio de confirmación. Es el estado inicial.
El paciente respondió SI al recordatorio de WhatsApp.
El paciente respondió NO. Si tenés Lista de espera activa, automáticamente se le ofrece el turno al primer paciente compatible.
El sistema marca automáticamente como "No asistió" toda cita que seguía en estado Pendiente pasada una hora de la hora de la cita. El paciente nunca confirmó ni canceló.
Mensajes automáticos
El sistema puede enviar hasta 6 mensajes automáticos por cada cita. Todos son configurables por profesional en Ajustes → Profesionales → Configurar.
Se envía al instante cuando se crea la cita. Informa al paciente que su cita fue registrada y que pronto recibirá un recordatorio.
Se envía X horas antes (configurable, default 48h). Útil para indicar ayuno, traer estudios, etc.
El más importante. Se envía X horas antes (configurable, default 24h). El paciente responde SI o NO y el sistema actúa en consecuencia.
Cuando un paciente cancela, se ofrece automáticamente el turno liberado al primer paciente en lista de espera que sea compatible con el horario.
Recordatorio final X horas antes (default 2h). Sin opción de cancelar, solo informativo. Puede incluir link de Google Maps.
Se envía X horas después de la cita (default 2h). Puede incluir un link de Google Maps para que el paciente deje su reseña.
Asistentes y recepcionistas
Podés crear cuentas individuales para que tu personal de recepción registre citas sin necesidad de compartir la contraseña de administrador.
Diferencias clave entre roles
| Función | Administrador | Asistente |
|---|---|---|
| Ver y registrar citas | ✓ | ✓ |
| Gestionar lista de espera | ✓ | ✓ |
| Ver todos los profesionales | ✓ | Solo asignados |
| Cambiar mensajes y configuración | ✓ | ✗ |
| Crear / gestionar asistentes | ✓ | ✗ |
Crear un asistente
- Ir a Ajustes → Asistentes → + Nuevo
- Completar nombre, nombre de usuario y contraseña
- Marcar los profesionales que puede atender
- Guardar
El asistente ingresa con su usuario y contraseña propios en la misma URL del panel.
Lista de espera
La lista de espera te permite registrar pacientes que quieren un turno antes del que tienen asignado, o que esperan un turno disponible.
Agregar un paciente a la lista
- Ir al ícono 📋 en el header del dashboard
- Hacer clic en "+ Agregar"
- Completar nombre, WhatsApp y profesional
- Días disponibles — marcá los días en que puede asistir (si no marcás ninguno = cualquier día)
- Turno preferido — Mañana / Tarde / Cualquiera
- Fecha límite (opcional) — hasta cuándo necesita el turno
- Reemplaza cita del... (opcional) — si ya tiene una cita y quiere un turno anterior, seleccionala aquí para cancelarla automáticamente
¿Cómo funciona el Smart Re-filler?
Cuando un paciente cancela su cita (responde NO al recordatorio), el sistema:
- Recorre la lista de espera en orden de llegada
- Busca el primero que pueda asistir en ese día y horario
- Le envía un WhatsApp ofreciéndole el turno
- Si acepta (SI): se crea su cita y se cancela la cita anterior si tenía una vinculada
- Si no responde en X minutos (configurable): pasa al siguiente de la lista
Ajustes y seguridad
Cambiar la contraseña de administrador
Ir a ⚙️ Ajustes → Contraseña administrador. El usuario siempre es admin.
Archivar un profesional
En Ajustes → Profesionales, usar el botón "Archivar". El profesional deja de aparecer en el panel pero todas sus citas históricas quedan guardadas. Se puede reactivar en cualquier momento desde la sección "Archivados".
Personalizar los mensajes
Ir a Ajustes → Profesionales → Configurar. Cada sección de mensaje tiene:
- Un toggle para activar/desactivar el paso
- Un campo para personalizar el texto
- Las variables disponibles que se reemplazan automáticamente (ej:
{patient_name},{fecha})
Guía del Asistente / Recepcionista
Tu trabajo es registrar y gestionar citas. El sistema se encarga de los mensajes automáticos al paciente.
Cómo ingresar al panel
Tu administrador te habrá dado:
- La URL del panel (ej:
http://servidor.com/clinic/mi-clinica) - Tu nombre de usuario (ej:
maria.recepcion) - Tu contraseña
Al entrar, el sistema te muestra solo los profesionales que te asignó el administrador.
Tu panel
Cuando ingresás, ves el dashboard con las citas de los profesionales que tenés asignados.
Las tarjetas superiores
- Hoy — cuántas citas hay hoy y en qué estado están
- 7 días / 30 días — vista de la semana y el mes
Hacé clic en una tarjeta para filtrar la lista por ese período.
El calendario
Los puntos de colores en el calendario indican días con citas. Hacé clic en cualquier día para ver solo las citas de esa fecha.
Filtros
Si tenés más de un profesional asignado, podés filtrar las citas por profesional usando el selector que aparece sobre la lista.
Registrar una cita
Hacé clic en "+ Nueva cita" (botón morado arriba a la derecha).
Qué completar
- Profesional — el doctor que va a atender
- Nombre del paciente — nombre completo tal como queda en el sistema
- Número de WhatsApp — el número al que se enviarán todos los mensajes. Formatos válidos:
+595981234567(con código de país)0981234567(con cero adelante)981234567(solo número)
- Fecha y hora — fecha y hora exacta de la cita
- Tipo de consulta (opcional) — Control, Primera vez, Revisión...
- Notas (opcional) — quedan visibles solo en el panel, el paciente no las ve
Errores frecuentes al cargar el número
- No poner espacios ni guiones:
0981 234-567❌ →0981234567✓ - No incluir el nombre del país escrito, solo el prefijo numérico
Estados de una cita
No necesitás cambiar manualmente los estados — el sistema los actualiza según las respuestas del paciente. Sin embargo, es útil que los conozcas:
El paciente todavía no respondió el recordatorio. Normal si la cita todavía no llegó al tiempo de recordatorio.
El paciente respondió SI al WhatsApp de recordatorio.
El paciente respondió NO. El turno puede haberse ofrecido a otro paciente de la lista de espera.
La cita pasó hace más de 1 hora y el paciente nunca confirmó ni canceló. El sistema lo marcó automáticamente.
Lista de espera
La lista de espera se accede desde el ícono 📋 en el header del dashboard.
Cuándo agregar a alguien
- El paciente llama y no hay turno disponible en la fecha que necesita
- El paciente ya tiene turno pero quiere algo anterior
Qué completar al agregar
- Nombre y WhatsApp del paciente
- Días disponibles — fundamental para que el sistema no le ofrezca un turno en un día que no puede. Si no marcás nada = puede cualquier día
- Turno preferido — Mañana / Tarde / Cualquiera
- Fecha límite (opcional) — si el paciente solo necesita el turno "antes del 30 de abril", ponelo acá
- Reemplaza cita del... — si ya tiene una cita y quiere algo anterior, seleccionala. Si acepta el turno nuevo, la cita vieja se cancela sola
Estados en la lista
- Esperando — el paciente está en la lista, no hubo turnos disponibles todavía
- Oferta enviada — se le ofreció un turno por WhatsApp, está esperando su respuesta
Preguntas frecuentes
Contactá al administrador para que elimine la cita y la vuelvas a cargar con el número correcto. Si ya se envió el mensaje, el paciente habrá recibido la confirmación en el número incorrecto.
Primero verificar el número cargado en el sistema. Luego revisar si el indicador WA en el header está verde. Si está gris, el WhatsApp está desconectado — avisale al administrador.
Podés eliminar la cita desde el panel (botón ✕ en la cita). Si querés que el turno se ofrezca a alguien de la lista de espera, pedile al administrador que cambie el estado a "Cancelada" en lugar de eliminar.
Solo ves las citas de los profesionales que el administrador te asignó. Si necesitás acceso a más médicos, pedíselo al administrador desde Ajustes → Asistentes → tu nombre → Editar.
El recordatorio se envía automáticamente según la configuración del profesional (normalmente 24 horas antes de la cita). No necesitás hacer nada — el sistema lo manda solo.